PCまわりのキーワード

■ＰＣまわりのキーワード

オープンファイルの重要性、キーワードの重要性を話しましたが、いきなり企画曼陀羅が出てきて、キーワードが、複雑にからみあう話になると面倒ですね。

世の中のは、「こうすれば儲かる！」「ファクス１枚で何億円！」ってな本が多く、それに手を出してうまくいかない人がゴマンといる時代ですからね。ウンザリさせて申し訳ないとも思うのですが、

まあ、あの手の書籍の追体験をしてもても、せいぜいコンマ１％程度の成功率か、ビギナーズラックが１回あるくらいのマーケティング論ですね。なんであんなに軽めのもので成功すると思うのでしょうか。

世の中、そう甘くはないわけで、やはり地道にやること、検証しながらキッチリやることですよね。

とはいえ、そんな書籍が氾濫している時代ですから、イージーなものに手が出る人が多いなか、企画曼陀羅のような複雑に錯綜しているものをご覧にいれるのは、なんともイヤミな感じに思われるかもしれないなあ……なんて重いながら、でも大事ですからね、アップした次第です。

さて、今日は一転、非常にイージーな話をしましょう。

誰でも自宅や会社にパソコンを置いているでしょう。上の写真は私のパソコンですが、周辺にポストイットがやたらと貼ってありますね。これは、かなりの人がやってるのではと思います。

これも仕事のＴｏＤｏＬｉｓｔですね。つまり近々にやらなければならないことを、つねに視野の中に入れておく。気になるから処理する。処理すると、ポストイットをはずし、ゴミ箱に行く。

こういう作業は誰でもやっているのではないかと思います。手帳に入れると、ちゃんと見るか？という疑問がありますね。必ず１時間に１，２回見るなら、そのキーワードは頭のなかにしっかり残りますが、けっこう忘れるものですね。だからパソコン周りは、キーワードだらけ。

これは、以前にお話した、書籍が１万冊近く目に入るようにしておくのと同じ考え方ですね。

かつて私は大企業の経理部門の方から、なんとかならないか……

と相談を受けたことがあります。営業からの報告や文書が月末月初に集中する。毎日の処理業務も月末に集中する。これは、営業スタッフが業務として内勤業務を優先順位の下位においてしまい、月末でいいや…とか、めんどうな場合は経理の連中にやらそう…という要領のいい営業の意識があります。経理的には営業をなんとかサポートするという意識もある。

役員通達して文書を出しても、ちょっとよくなるが、そのままもとにもどる。

相談をうけた私はそこで、その文書を簡潔化し、毎朝のぞくＰＣの縁に、シールで貼り付けるようにお願いしたのです。すると営業スタッフはパソコンを開けると縁にそのキーワードが目に入る。毎日毎日、目に入るわけです。役員通達は「ハイ、やります！」とは言うものの、ファイルの中に入ってしまい。もはや目に入らない。オープンファイルか、クローズドかの大きな差ですね。

シールは毎日目に入る。その結果、その会社のルールは、かなり改善されたのですね。

オープンファイルの重要性は、こうした小さなところにもあるのです。

細身の写真の説明を忘れてましたね。

これは、西暦ー昭和・平成の早見表です。文書処理業務をする際に、西暦と日本の年号で間違いを犯さないために、すぐ目に入るようにしています。